Todos los clientes deben ser identificados y verificados antes de iniciar cualquier relación comercial. Este proceso incluye:
- Documentación Requerida: Obtención de documentos de identidad válidos, como se especifica en el N-F-4.1.5, que incluye un check list de la documentación necesaria.
- Evaluación de Riesgos: Clasificación de los clientes según su nivel de riesgo, considerando factores como la ubicación, el tipo de negocio y la naturaleza de las transacciones.
- Operaciones vulnerables: En caso de que el cliente maneje operaciones vulnerables, asegurarse de que el cliente cumpla con los requisitos establecidos para su gestión.
- Cumplimiento en Materia de Antilavado de dinero: Asegurarse de que el cliente continúe cumpliendo con las obligaciones establecidas por las autoridades fiscales y financieras.
El cliente debe de disponer con la Opinión de cumplimiento de obligaciones fiscales emitido por el SAT, que acredite su cumplimiento fiscal.
- Operaciones en cero: Es fundamental asegurarse de que los socios comerciales no tengan un historial de operaciones en cero.
- La realización de cuestionario de seguridad: El cliente debe completar el cuestionario de seguridad N-F-4.3.1 para evaluar adecuadamente su perfil de riesgo.
- CUMPLIMIENTO DE REGULACIONES
Mantenerse actualizado con las leyes y regulaciones relacionadas con la financiación del terrorismo y adaptar las políticas según sea necesario. GDEC mensualmente realiza su reporte de Operaciones Vulnerables y comparte sus políticas con sus Socios Comerciales.
- Es importante consultar regularmente las listas de sanciones nacionales e internacionales (como la lista consolidada del Consejo de Seguridad de la ONU) para asegurarse de que la empresa y sus socios comerciales no estén registrados en estas listas.
Consultar las listas de sanciones nacionales e internacionales (https://main.un.org/securitycouncil/en/content/un-sc-consolidated-list) y asegurarse de que la empresa no se encuentre registrada en esta lista o bien, haga negocios con personas o entidades incluidas en estas listas.
Las listas son actualizadas regularmente por organizaciones gubernamentales e intergubernamentales, y también podría entrar en vigor una nueva legislación dictada en otras jurisdicciones.
- Es importante consultar regularmente el listado de contribuyentes en el portal del SAT con operaciones presuntamente inexistentes y listados definitivos.
En cumplimiento a lo establecido en el artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación, se efectúa la notificación por este medio, a los contribuyentes que presuntamente simulan operaciones y emiten facturas dudosas, así como a los contribuyentes que no desvirtuaron los hechos que se les imputaron y, por tanto, se encuentran en forma definitiva en el listado definitivo a que se refiere el primer párrafo del citado artículo.
Consultar las listas de los contribuyentes en el portal del SAT (http://omawww.sat.gob.mx/cifras_sat/Paginas/datos/vinculo.html?page=ListCompleta69B.html) y asegurarse de que la empresa o persona no se encuentre registrada en esta lista o bien, haga negocios con personas o entidades incluidas en estas listas.
Actualización Normativa: Mantenerse al tanto de las leyes y regulaciones relacionadas con la financiación del terrorismo y adaptar las políticas internas conforme a las nuevas legislaciones que puedan entrar en vigor en distintas jurisdicciones.
Informes de Operaciones Vulnerables: GDEC realiza mensualmente su reporte de operaciones vulnerables, compartiendo sus políticas con los socios comerciales para promover una cultura de cumplimiento.
El personal de GONZALEZ DE CASTILLA, S.C., Deberá de seguir el procedimiento N-P-11.1 Manejo e investigación de incidentes, para la identificación y el reporte de actividades sospechosas a las autoridades competentes.
Se debe de asegurar que todos los N-F-11.1 Reporte de incidente, se manejen de manera confidencial y se proteja la identidad de quienes reportan.
- Es crucial que todos los reportes de incidentes, conforme a N-F-11.1, se manejen de manera confidencial, protegiendo la identidad de quienes realizan el reporte.
Se debe establecer un protocolo para hacer seguimiento a los reportes, asegurando que se tomen las acciones adecuadas y se mantenga la comunicación con las autoridades.
GONZALEZ DE CASTILLA, S.C., se compromete con políticas claras que prohíban cualquier forma de financiación del terrorismo, incluyendo el establecimiento de límites en las transacciones de alto riesgo.
- Investigación de Actividades Sospechosas: Promover investigaciones internas sobre cualquier indicio de actividades sospechosas, asegurando que se tomen las medidas correctivas adecuadas.
- ACTIVIDADES SOSPECHOSAS
Identificar y actuar ante estas actividades es esencial para prevenir la financiación del terrorismo y proteger la integridad de la organización y la sociedad.
- Transferencias de Fondos Inusuales:
- Movimientos de dinero que son significativamente mayores a lo habitual sin justificación clara.
- Transferencias a jurisdicciones de alto riesgo o conflictivas.
- Actividades en Efectivo:
- Transacciones en efectivo de grandes sumas sin un motivo legítimo aparente.
- Depositar o retirar grandes cantidades de efectivo sin justificación.
- Uso de Empresas Fantasma:
- Creación de empresas sin operaciones reales que se utilizan para mover dinero.
- Facturación excesiva o irregularidades en los servicios prestados.
- Cambio Frecuente de Identidad:
- Clientes que cambian frecuentemente su información personal o financiera.
- Uso de múltiples identidades o documentos falsificados.
- Comportamiento Evitativo:
- Clientes que evitan proporcionar información solicitada o que parecen nerviosos durante el proceso de verificación.
- Compras de Bienes o Servicios Irregulares:
- Adquisición de materiales o productos que podrían ser utilizados en actividades terroristas, como productos químicos, explosivos o armas.
- Solicitudes de Confidencialidad:
- Clientes que insisten en mantener la privacidad sobre la naturaleza de sus negocios o transacciones.
- Transacciones en Sectores de Alto Riesgo:
- Operaciones en sectores susceptibles a abusos, como el comercio de metales preciosos, criptomonedas o actividades de remesas.
- Planificación de Ataques.
- Reuniones o actividades que impliquen la discusión de la planificación de ataques terroristas.
- Adquisición de Materiales:
- Uso de Identidades Falsas:
- Creación o uso de documentos falsificados para evadir la detección o facilitar actividades ilegales.
- Recolección de Información:
- Actividades destinadas a recopilar información sobre objetivos potenciales o infraestructuras críticas.
- Ejecución de Ataques Coordinados:
- Participar en o facilitar ataques que son ejecutados de manera simultánea o en serie.
- Infiltración en Organizaciones Legítimas:
- Penetrar en organizaciones benéficas o comunitarias para utilizar sus recursos en la financiación del terrorismo.
- Comunicación con Grupos Terroristas:
- Interacción directa o indirecta con organizaciones designadas como terroristas.
- Aprovechamiento de Crisis:
- Explotar situaciones de crisis (como desastres naturales o conflictos) para llevar a cabo actividades terroristas.
- Retención de Información:
- Ocultar o no reportar información sobre actividades sospechosas que podrían estar relacionadas con el terrorismo.
- CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
Es fundamental que todos los empleados lean y comprendan esta política. Se proporcionará capacitación regular para asegurar que todos los miembros del equipo estén familiarizados con los principios y procedimientos necesarios para cumplir con esta normativa.
- Entrenamiento Regular: Proporcionar formación continua al personal sobre las señales de alerta de la financiación del terrorismo y los procedimientos de reporte. Esto incluirá simulaciones y ejercicios prácticos.
- Concienciación sobre Amenazas: Mantener al personal informado sobre las últimas amenazas y técnicas utilizadas en la financiación del terrorismo, mediante boletines informativos y sesiones de actualización periódicas.
La gestión de riesgos es un componente esencial para garantizar la seguridad y la integridad de las operaciones comerciales. Para proteger a GONZALEZ DE CASTILLA, S.C., y prevenir el desvío de recursos hacia actividades terroristas.
- Auditorías Internas: Realizar auditorías internas periódicas para evaluar la eficacia de los controles de riesgo y asegurar que se están siguiendo los procedimientos establecidos. Estas auditorías ayudarán a identificar debilidades y a implementar mejoras.
- Adaptación a Cambios Regulatorios: Mantenerse informado sobre cambios en la normativa y regulaciones relacionadas con la prevención de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo, y ajustar las políticas y procedimientos en consecuencia.
- Canales de Retroalimentación: Establecer mecanismos para que los empleados puedan proporcionar retroalimentación sobre el funcionamiento de los controles y las políticas. Esto fomentará un entorno de mejora continua.
Todos los empleados deberán adherirse a los procedimientos establecidos en esta política. La cooperación y el compromiso de cada miembro del equipo son esenciales para mantener la integridad de la organización.
Es una responsabilidad colectiva. Todos los empleados deben estar atentos y reportar cualquier actividad sospechosa que pueda poner en riesgo la integridad de GONZALEZ DE CASTILLA, S.C.
- COLABORACIÓN CON AUTORIDADES
- Cooperación Activa: Establecer líneas de comunicación efectivas con las autoridades competentes para facilitar el intercambio de información relevante sobre actividades sospechosas.
- Participación en Iniciativas: Participar en iniciativas y foros relacionados con la lucha contra la financiación del terrorismo para mantenerse actualizado sobre mejores prácticas y tendencias emergentes.
Esta política será revisada anualmente o cuando se considere una oportunidad de mejora para asegurar su relevancia y eficacia, y se actualizará según sea necesario para reflejar cambios en la tecnología, normativas legales o mejores prácticas de seguridad.
Se debe de mantener un registro de todas las revisiones y actualizaciones realizadas a esta política, asegurando que todos los empleados sean informados de las modificaciones pertinentes.
- COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN
Hay que asegurar que esta política sea de fácil acceso para todos los empleados y que se realicen sesiones informativas para su correcta comprensión.
También comunicar las expectativas de cumplimiento a todos los socios comerciales y proveedores, asegurando su compromiso con esta política.
Política de Antilavado de dinero.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
Principios generales.
Todos los Colaboradores de GONZALEZ DE CASTILLA, S.C., deberán evitar situaciones de riesgo relacionadas con Lavado de Dinero e informar oportunamente de cualquier sospecha, preocupación o circunstancia relevantes.
Para proteger a la Empresa y sus Colaboradores contra riesgos de Lavado de Dinero, los Colaboradores deberán manejarse dentro de las siguientes directrices para el cumplimiento de esta política:
a. Legalidad e Integridad. GONZALEZ DE CASTILLA, S.C., opera con apego a la ley y la integridad, lo cual incluye adoptar las medidas apropiadas para cuidar la legitimidad de los recursos que recibe de sus clientes y otras contrapartes. La Empresa pone a disposición de sus Colaboradores herramientas para detectar, evitar y reportar situaciones de riesgo relacionadas con Lavado de Dinero.
b. Los Colaboradores, según sus responsabilidades y funciones, deben conocer y utilizar las herramientas indicadas en el inciso anterior.
c. Criterio de Riesgo. Las áreas responsables encargadas de los controles, procedimientos, protocolos y otros elementos relacionados con esta Política deben basarse en criterios de riesgo, identificados y evaluados con metodologías sólidas y consistentes con la gestión de riesgos del Sistema de Ética, Cumplimiento y las regulaciones aplicables.
d. Transparencia. Todos los Colaboradores, pero particularmente los pertenecientes a Áreas Expuestas, deberán consultar con el departamento de Calidad / Rh y Gerencia de GONZALEZ DE CASTILLA, S.C., al participar en operaciones que podrían estar expuestas a riesgos de Lavado de Dinero o en caso de tener cualquier duda sobre la aplicación o interpretación de esta Política.
e. Identificación. Las Áreas Responsables deben mantener un registro actualizado de Actividades Vulnerables para su gestión conforme a esta Política, así como identificar las Áreas Expuestas periódicamente, según se requiera para cumplir con esta Política.
Controles y Procedimientos.
a. Identificación y clasificación de operaciones. Las Áreas Responsables deben desarrollar controles, procedimientos, criterios y herramientas para identificar, clasificar y comunicar a los Colaboradores los tipos de operaciones de la Empresa en función del riesgo de Lavado de Dinero que representen, con énfasis en las Actividades Vulnerables y las Áreas Expuestas.
b. Implementación y notificación de operaciones. Los Colaboradores, según sus responsabilidades y funciones, deben conocer, incorporar a sus áreas y utilizar los procesos de y otros controles, procedimientos, criterios y herramientas desarrollados por las Áreas Responsables para identificar, clasificar e informar oportunamente las operaciones de la Empresa conforme a esta Política.
c. Debida Diligencia y procesos de autorización. Las áreas Dirección y Gerencia deben gestionar y administrar los procesos de Debida Diligencia y demás necesarios para revisar y autorizar, en su caso, a los clientes y otras contrapartes de las que se reciban recursos y que presenten riesgos relacionados con Lavado de Dinero, en coordinación con el Departamento de Calidad y RH.
d. Revisión y actualización. Las Áreas Responsables deben desarrollar e implementar procesos de reiteración periódica para identificar operaciones o situaciones (tales como cambios en leyes, incursión en nuevos mercados o áreas de negocio, incremento de índices delictivos, entre otras) relacionadas con Lavado de Dinero, a fin de incorporarlas a los demás controles y procedimientos conforme a esta Política.
e. Leyes y requisitos locales. Las Áreas Responsables deben establecer canales de comunicación y mecanismos de coordinación para adaptar los principios generales de esta Política a las leyes, normas, prácticas y otros requerimientos de las regiones y países en que la Empresa tiene operaciones.
f. Trazabilidad. En la mayor medida posible, según su responsabilidad y funciones, los Colaboradores deben evitar recibir o usar efectivo (billetes o monedas) u otros activos cuyo origen sea difícil de rastrear o auditar, en el ejercicio de sus actividades dentro de la Empresa.
Documentación solicitada a Socios Comerciales.
Esta información se revisa y evalúa por parte del Departamento de Calidad y RH. Se solicita al socio comercial la documentación que aplique dependiendo su giro.
- Acta constitutiva
- Poder del representante legal
- Identificación oficial vigente del representante legal
- Constancia de situación fiscal del representante legal
- Carta de encomienda
- Padron sectorial (exportador)
- Encargo conferido (importación)
- Constancia de situación fiscal
- Comprobante de domicilio
- Fotografías (fachada empresa)
- Opinión de cumplimiento (positiva)
- TLCAN / IMMEX y otras certificaciones
- Carta declaración de la compañía
- Características a evaluar para detectar potenciales situaciones de riesgo.
- Transacciones inusuales: Solicitar facturación a diferentes razones sociales.
- Transacciones sospechosas: Peticiones atípicas de apoyo con pagos de diferentes cuentas. Uso de cuentas múltiples o estructuras complejas que puedan ocultar la identidad real del titular.
- Mantener registros adecuados de transacciones y actividades relacionadas con los clientes, así como de las medidas de diligencia realizadas.
- Geografía: Países involucrados en transacciones, especialmente aquellos con altos índices de corrupción o sanciones internacionales.
- Actividad en Efectivo: Uso desproporcionado de efectivo en transacciones grandes o frecuentes.
- Perfil del Cliente: Edad, ocupación, origen de fondos y antecedentes financieros.
- Cambios en el Comportamiento: Alteraciones inesperadas en la actividad financiera del cliente.
- Responsabilidad individual.
Los Colaboradores de GONZALEZ DE CASTILLA, S.C., deben cuidar la legalidad e integridad de las operaciones en que intervienen, lo que incluye conocer a los clientes y contrapartes con quienes interactúan en el desempeño de sus funciones. Dichos Colaboradores tienen estrictamente prohibido participar o contribuir en cualquier tipo de actividad ilícita, por lo que deberán denunciar cualquier acto que atente contra esta Política o la legalidad e integridad de nuestras operaciones, a través del Buzón de Quejas o sugerencias, a través del correo electrónico transparencia@gdec.info o bien, al Departamento de Calidad/RH y Gerencia.
La revisión de esta política se realiza cada año, en conjunto con Dirección, Gerencia y el departamento de Calidad y RH, se determina entonces la oportunidad de mejora en la política y según sea el caso se procede con los cambios.
Consecuencias o Sanciones por el incumplimiento de la política.
La Empresa podrá investigar y, en su caso, determinar la existencia de faltas a esta Política, así como tomar las acciones convenientes para sancionar o remediar cualquier incumplimiento de esta. Entre otras acciones, la empresa podrá adoptar las medidas disciplinarias y legales apropiadas, de conformidad con la ley, el Código de Ética y Políticas de Conducta y las políticas y/o protocolos aplicables.
